¿Qué habilidades necesitan los Project Managers?

¿Qué son las habilidades de gestión de proyectos?

Las habilidades de project management combinan habilidades duras (hard skills) como la gestión de riesgos, la elaboración de presupuestos, la programación y el seguimiento del rendimiento con habilidades blandas (soft skills) como la comunicación, el liderazgo y la gestión del tiempo.

Dado que un gestor de proyectos tiene que idear el plan del programa y proporcionar una idea realista del presupuesto y los plazos, un gestor de proyectos tiene que tener un gran sentido empresarial general y una sólida comprensión de cómo obtener diversos recursos, incluidos los humanos. Al fin y al cabo, los recursos humanos son una parte importante del trabajo de un Gestor de Proyectos, y contratar o elegir a las personas adecuadas para el trabajo adecuado es una habilidad que deben aprovechar.

Los project managers también necesitan habilidades técnicas relacionadas con la búsqueda y el uso de plataformas como Microsoft Project, Basecamp y Evernote para seguir el progreso del proyecto y comunicarse con sus equipos. Herramientas como éstas pueden ser la diferencia entre un proyecto que se desarrolle sin problemas y otro que esté sumido en la falta de comunicación.

En cuanto a las habilidades interpersonales, no hace falta decir que un director de proyecto debe tener una gran capacidad de gestión del tiempo y de organización. Tiene que mantenerse a sí mismo y al equipo en el buen camino, controlar el progreso y hacer ajustes a medida que se desarrolla el proyecto. Cuando las cosas se tuercen -y casi siempre lo hacen-, los Directores de Proyecto tienen que actuar con rapidez y creatividad para resolver los problemas y evitar el descarrilamiento de todo el proyecto. Tienen que demostrar su capacidad de liderazgo estableciendo objetivos para el equipo, manteniéndolo motivado y eliminando cualquier obstáculo que se interponga en su camino o amenace el proyecto.

Un project manager debe ser diplomático. Debe sentirse cómodo negociando con ejecutivos, partes interesadas y miembros del equipo del proyecto. Cualquier cosa, desde las limitaciones añadidas hasta los choques de personalidad, es de su competencia. Por último, la comunicación es primordial. Las partes interesadas esperan que se les informe del estado del proyecto de forma clara y oportuna.

Las principales aptitudes que debe tener todo gestor de proyectos incluyen una mezcla de aptitudes técnicas y blandas.

Elaborar un plan de proyecto adecuado requiere mucha habilidad y, normalmente, experiencia en la creación de cosas como planes de reuniones, declaraciones de trabajo, estimaciones, calendarios, planes de recursos e informes. Sabrás cuando has desarrollado esta habilidad porque, en general, te sentirás cinco pasos por delante y rara vez te pillará por sorpresa.

A menudo pasamos por alto estas cosas básicas como si fueran habilidades técnicas, pero para ser Director de Proyectos, tienes que operar a un alto nivel en las tres áreas. Tendrás que ser capaz de redactar informes de proyecto que sean persuasivos y concisos. Tendrás que ser capaz de detectar errores en los cálculos del presupuesto y los gastos y verificar que los números son correctos. Si eres muy débil en alguna de esas áreas, podría suponer un problema. Especialmente si crees que tus habilidades escritas no están a un nivel lo suficientemente alto, podría valer la pena echar un vistazo a un programa como Grammarly.

Cuando hablamos de gestión de procesos, nos referimos a examinar detenidamente aspectos como la elaboración de presupuestos, la entrega de proyectos, el lanzamiento de proyectos, la facturación y la dotación de recursos. La gestión de procesos es un acto de malabarismo y muchos directores de proyecto tienen dificultades para ello. Pero cuando destacas en esta habilidad en particular, es una forma segura de destacar. Hay muchas certificaciones de formación en gestión de procesos si estás interesado en desarrollar esta habilidad.

Llevar a cabo las tareas de recursos humanos consume una gran parte del día de un Director de Proyectos. La programación de proyectos se refiere a la capacidad de programar sin problemas a las personas que necesitas en tu proyecto cuando las necesitas en tu proyecto. Esto es esencial para evitar problemas como las enormes facturas por horas extras, los apuros de personal de última hora o que un empleado importante se tome vacaciones en un momento crucial del proyecto. Puedes utilizar un diagrama de Gantt en tu herramienta de programación de proyectos, o Excel también serviría.

La capacidad de ver los posibles problemas que se avecinan en el horizonte y de enfrentarse a ellos de forma proactiva para mitigar los daños es una habilidad que todo gran project manager necesita. Sencillamente, no pueden pillarte a ciegas con una crisis inesperada mientras estás metido de lleno en la ejecución de tu proyecto. Después de identificar los riesgos, también debes convertirte en un experto en averiguar cómo piensas manejarlos. Hazte bueno en la elaboración de planes de riesgo que sopesen la probabilidad y el coste. Existen herramientas de gestión de riesgos que te ayudarán en esta tarea.

Detrás de todo gran gestor de proyectos hay un cinturón de herramientas de software. Sinceramente, merece la pena aprender todos los que puedas, ya que descubrirás que cada uno de ellos ofrece diferentes funciones que os capacitarán a ti y a tu equipo y os harán trabajar de la forma más eficiente posible. Las herramientas más populares son Basecamp, Evernote, Paymo, Hive, Smartshet, ClickUp y Microsoft Project.

Los proyectos mal organizados simplemente no funcionan. El trabajo de un gestor de proyectos es sentarse en el ojo del huracán y, de algún modo, dar sentido a todo con calma. Para ello, es imperativo que tengas todos tus patos en fila. Para desarrollar esta habilidad, ponte un poco friki al respecto: hay comunidades enteras dedicadas a discutir los méritos de diversos esquemas y estrategias organizativas.

Para ser un gestor de proyectos eficaz, debes ser capaz de comunicarte de forma impecable. Debes ser capaz de hablar con cualquier persona de una organización, desde las personas más bajas en la escala de la organización hasta la alta dirección, de forma segura y clara. Y no sólo eso, tu capacidad de comunicación será de suma importancia también cuando trates con clientes y partes interesadas. Y es posible trabajar en tus habilidades de comunicación. Una forma es intentar asistir a eventos de networking. Habla con la gente sobre su trabajo y trata de hacerte una idea de cómo es su día a día en el trabajo. Eso es algo que te resultará útil cuando seas un director de proyecto que celebra una reunión de equipo con un grupo diverso de empleados.

Los buenos project manager saben motivar y dar ejemplo. Tus dotes de liderazgo son importantes porque estás dirigiendo este proyecto y necesitas que las personas que trabajan detrás de ti tengan fe en tu capacidad y voluntad de trabajar duro para ti y dar su mejor esfuerzo posible. A veces también tendrás que mantener conversaciones difíciles con los miembros del equipo que no estén rindiendo al máximo de su potencial o se retrasen en los plazos, y cuando tengas esas conversaciones, es importante saber cómo enfocarlas para que el empleado se sienta inspirado a trabajar más, en lugar de derrotado. Eso es el liderazgo.

Cuando eres director de proyecto, cada minuto importa. Debes tener una capacidad de gestión del tiempo impecable, incluso para designar con precisión el tiempo que te llevará cada tarea, por no hablar de completar el trabajo que tienes por delante. Los Jefes de Proyecto conocen el valor de la eficiencia y tú debes ser el más eficiente y consciente de los plazos de cualquier persona de tu equipo, ya que es tu trabajo supervisar el progreso y asegurarte de que se cumplen los plazos.

En el transcurso de un proyecto largo, puedes esperar tratar con al menos una parte interesada o un cliente que esté nervioso por tu capacidad para cumplir los plazos de tus entregas importantes. Gestionar esas relaciones -y manejar las expectativas- es una parte importante de tu trabajo como Director de Proyecto. Debes ser honesto y realista, a la vez que te aseguras de que cualquier parte impaciente entienda las razones por las que el proyecto se desarrolla de la forma en que lo hace.

No, la gestión de proyectos no requiere matemáticas, sólo diligencia. Mientras seas minucioso y cuidadoso al trabajar con presupuestos y otras cifras numéricas, no necesitas conocimientos matemáticos avanzados para ser gestor de proyectos.