¿Qué hace un Project Manager?

¿Cuáles son las responsabilidades del director de proyecto?

Las responsabilidades de un project manager abarcan casi todas las fases de inicio, planificación, ejecución y cierre de un proyecto.

Desglosemos un poco más las responsabilidades de un director de proyecto:

Un project manager es responsable de crear un plan para cumplir los objetivos del proyecto, respetando el presupuesto y el calendario aprobados. Esta hoja de ruta guiará todo el proyecto desde su inicio hasta su finalización e incluirá el alcance del proyecto, los recursos necesarios, el calendario previsto y los requisitos presupuestarios, la estrategia de comunicación para las partes interesadas, el plan de ejecución y la propuesta de seguimiento y mantenimiento.

Si el proyecto aún no ha obtenido la aprobación, este plan servirá como parte fundamental de la presentación a los responsables clave.

Una parte crucial y que requiere mucho tiempo del papel de un director de proyecto es reunir, supervisar y dirigir el equipo del proyecto. Esto requiere una excelente capacidad de comunicación. También tienes que ser bueno leyendo a la gente y detectando los puntos fuertes y débiles de los demás.

Una vez creado el equipo, el project manager asigna tareas, fija plazos, proporciona recursos y se comunica regularmente con los miembros del equipo.

El Director de Proyecto supervisará la ejecución satisfactoria de cada etapa del proyecto. Una vez más, la comunicación es la clave.

Los grandes project managers se ajustan al calendario. Cuando surgen problemas, los Directores de Proyecto son responsables de encontrar soluciones y comunicarse eficazmente con los miembros del equipo y otras partes interesadas para reconducir el proyecto.

Los Directores de Proyecto deben ser expertos en la gestión de riesgos y en la planificación de contingencias, de modo que estos obstáculos se sorteen rápidamente.

Es responsabilidad del project manager crear una cifra de presupuesto y luego asegurarse de que el proyecto se ciña lo más posible a la cifra prevista. Si algunas partes del proyecto acaban siendo más caras de lo previsto, los Directores de Proyecto serán responsables de reducir el gasto y reasignar los fondos cuando sea necesario.

Un Director de Proyecto debe saber cómo medir y analizar el progreso del proyecto para asegurarse de que avanza según lo previsto. La recogida de datos y los informes de situación verbales y escritos son algunos de los métodos para hacerlo. También es tarea de un Director de Proyecto asegurarse de que todas las acciones relevantes tengan la aprobación y el visto bueno.

Los project managers llevan muchos sombreros y realizan una gran variedad de tareas, por lo que es el tipo de trabajo en el que dos días rara vez son iguales.

Para empezar el día, muchos Jefes de Proyecto utilizan un truco llamado «comer esa rana» Esto significa que, sea cual sea la tarea o el asunto que más se te venga a la cabeza, debes quitarlo de en medio a primera hora. Tanto si se trata de escribir un correo electrónico complicado a una parte interesada como de sentarte con un empleado para discutir por qué una tarea recién terminada no se ha completado adecuadamente, «comerte esa rana» evitará que tengas que preocuparte por esas tareas durante el resto del día y te liberará para otras tareas.

Un día en la vida de un gestor de proyectos tampoco suele estar exento de reuniones. Con tantas personas que pueden depender de ti, y tantas partes interesadas potenciales, es crucial que te mantengas en constante comunicación con tu equipo para estar al tanto de tu proyecto y saber si va por el buen camino o si es necesario corregir el rumbo.

Fuera de esas reuniones formales, los project managers pasan otra gran parte de su día gestionando personas. Los Directores de Proyecto son responsables de contratar a más personas, de dar su opinión sobre el trabajo recientemente presentado y de comprobar si los miembros del equipo están en camino de completar sus tareas a tiempo. Hacer esto requiere un grado de tacto y persuasión que no mucha gente tiene necesariamente.

Y en las primeras fases de un proyecto, los project managers dedican mucho tiempo a la planificación. Elaboran planes de programa que incluyen el presupuesto previsto, el calendario, las necesidades de recursos, los riesgos potenciales y un plan para ejecutar el proyecto. Si el proyecto ya ha sido aprobado, este plan de proyecto actúa como una hoja de ruta para todos los miembros del equipo y las partes interesadas, de modo que sepan exactamente qué esperar a medida que avanzan en las siguientes fases de realización del proyecto. Si se trata de un proyecto que no ha sido aprobado, considera el plan del proyecto como tu «propuesta» de cómo podría ser.

Los procesos de gestión de proyectos apuntalan el ciclo de vida y ayudan a guiarlo hasta que el proyecto esté completo.

Los cinco procesos clave de la gestión de proyectos son:

El proceso de gestión de riesgos te ayuda a identificar cualquier problema potencial que pueda hacer descarrilar tu proyecto, y a continuación definir cómo responderías para mitigar con éxito ese problema. Esto suele hacerse en los proyectos más grandes, pero incluso para los equipos pequeños, trabajar juntos para identificar posibles problemas en el horizonte y discutir cómo responderíais merece la pena.

A diferencia de la gestión de riesgos, en la que tratas de mirar hacia el futuro, la gestión de problemas se refiere a la forma de afrontarlos cuando inevitablemente surgen en tu proyecto. El proceso abarcará qué partes interesadas deben ser notificadas en caso de que surja un problema, cómo decidirás cómo manejar ese problema y quién tiene autoridad para tomar medidas para resolverlo.

Ningún proyecto se ejecuta nunca exactamente según el plan. Inevitablemente, algo cambiará, ya sea porque un objetivo no estaba bien definido al principio, o porque tu estrategia empresarial ha cambiado y, por tanto, las partes interesadas necesitan que el proyecto también se ajuste. El proceso de cambio te ayuda a realizar estos ajustes con el menor dolor posible.

Muchos proyectos implican trabajar con proveedores o vendedores externos. La gestión de las adquisiciones es el proceso en torno a cómo te relacionas con ellos y cómo enfocas los contratos y los acuerdos financieros. Así no habrá sorpresas después.

Además de ser una parte importante del trabajo de un director de proyecto, la comunicación también es un proceso. Tienes que determinar quién debe recibir qué mensaje y cuándo y cómo se comunicarán tu equipo y las partes interesadas. Elaborar un plan de comunicación te ayudará a hacerlo.

El project management es la aplicación de procesos, métodos, conocimientos, habilidades y experiencia para completar un proyecto específico con el coste, el plazo y el nivel de calidad adecuados, mientras que el product management es una función organizativa dentro de una empresa que se ocupa de la creación, previsión, producción y comercialización de un producto a través de todas las etapas del ciclo de vida del mismo.

Para crear un plan de proyecto eficaz, debes ser minucioso en tu investigación, debes conocer bien las expectativas de los interesados y debes ser realista al considerar los presupuestos y los plazos.

Estos son los pasos para crear un plan de proyecto eficaz:

Definiendo a una parte interesada como cualquier persona que se verá afectada por los resultados de tu plan de proyecto, tienes que identificar a todos los que puedan tener un interés personal en tu proyecto y tener siempre presente lo que quieren. Eso incluye a tus clientes y usuarios finales. Asegúrate de identificar a todas las partes interesadas y de tener en cuenta sus intereses al crear tu plan de proyecto.

Reúnete con las partes interesadas y establece al menos valores de referencia para el presupuesto, el calendario y el alcance del proyecto. Una declaración de alcance debe formar parte de tu plan de programa y, en última instancia, debe ser firmada por las partes interesadas para garantizar que todo el mundo está en la misma página. Y no es sólo sus necesidades y expectativas declaradas lo que tienes que averiguar, sino el valor que realmente pretenden obtener de este proyecto. Esa es la verdadera forma de garantizar que tu proyecto sea un éxito.

Una vez que tengas una buena idea de lo que quieren las partes interesadas, puedes empezar a establecer objetivos específicos del proyecto que ayuden a todos los miembros de tu equipo a entender por qué están trabajando en este proyecto. Y puedes definir los resultados que tu proyecto va a producir en última instancia.

Ahora es el momento de pensar en, bueno, el tiempo. Repasa cada uno de los entregables e identifica cada una de las tareas que hay que realizar para lograrlos. Identifica cuánto tiempo se necesitará para completar cada una, junto con quién llevará a cabo esa tarea y cuántos recursos necesitará.

Una parte importante de esta etapa es tener en cuenta las dependencias, es decir, los pasos que deben completarse antes de poder empezar con otros. Los entregables, las dependencias y los hitos deben añadirse a tu diagrama de Gantt.

Es importante no hacer este paso de forma aislada. Los miembros de tu equipo van a realizar muchas de estas tareas, por lo que podrán darte una idea de cuánto tiempo pueden llevar y qué empleado puede ser el más adecuado para llevar a cabo cada tarea. Involucrarles en el proceso ayudará a fomentar la participación y te sentirás justificado más tarde cuando insistas en que se atengan al calendario.

Este es el momento de hacerse una sencilla pregunta: ¿Qué podría salir mal? Todo proyecto conlleva un riesgo y mirar hacia otro lado y esperar que las cosas salgan bien no es lo que hace un buen director de proyecto.

Así que empieza a escudriñar el horizonte en busca de posibles problemas: piezas atrasadas o una temporada de vacaciones, por ejemplo.

Y una evaluación de riesgos no consiste simplemente en señalar los posibles problemas, sino en considerar cómo los vas a resolver. Una sólida estrategia de gestión de riesgos permitirá a los interesados estar tranquilos de que están en buenas manos cuando los problemas surjan inevitablemente.

Ahora es el momento de mostrar a tus partes interesadas o patrocinadores cómo vas a dirigir este proyecto desde la ideación hasta su finalización. Es probable que tengan valiosos comentarios que puedes incorporar a tu plan de proyecto para hacerlo aún más sólido.

Tu plan de proyecto debe ser accesible para todas las partes interesadas, de modo que no tengas que molestarte personalmente cada vez que necesiten revisar un detalle concreto del plan. Si puedes publicar tu plan en una herramienta de colaboración, hará que el seguimiento del progreso, la actualización de tu equipo y la realización de ediciones sea un juego de niños.

Comunícalo de forma que las partes interesadas y los miembros del equipo sepan exactamente lo que se espera de ellos.