Los gestores de proyectos desempeñan el papel principal en la planificación, vigilancia, ejecución, control, adaptación y cierre de los proyectos. Son responsables de todo el alcance del proyecto, del equipo del proyecto, de los recursos y de si el proyecto es finalmente un éxito o no.

Con la importancia de sus funciones, seguramente te hayas preguntado cómo convertirte en un project manager. En el siguiente artículo te traemos consejos y en especial una guía detallada paso a paso mostrándote cómo convertirte en un director de proyectos exitoso.

Pasos para trabajar como project manager

Si tienes alguna experiencia profesional, es probable que hayas evitado a un Director de Proyectos en el pasillo de la oficina o que los hayas buscado desesperadamente. Estas personas desempeñan un papel fundamental, y a menudo fugaz, en una organización. Su objetivo es dirigir un proyecto específico a lo largo de su ciclo de vida con la vista puesta en el delicado equilibrio entre tiempo, coste y calidad.

Los project managers tienen una visión de pájaro de un proyecto. Dominan el arte de trazar un plan que trace el calendario y los recursos necesarios para dar vida a un proyecto, desglosar el presupuesto, identificar y eliminar los obstáculos y minimizar los riesgos. Además de todo esto, los Directores de Proyecto tienen que motivar al equipo a través de los típicos altibajos que conlleva la entrega de un proyecto y gestionar la comunicación con las partes interesadas de todo tipo.

Cómo convertirse en Director de Proyectos en cinco pasos:

PASO 1. Aprenderlos fundamentos del project management

Los gestores de proyectos son responsables de planificar, organizar, dirigir y, en última instancia, ejecutar la realización de proyectos específicos para las organizaciones, con el entendimiento de que se asegurarán de que estos proyectos se terminen a tiempo y dentro del presupuesto. Al supervisar proyectos complejos desde su inicio hasta su finalización, los Directores de Proyecto tienen mucho poder: pueden cambiar la trayectoria de una organización, ayudar a reducir los costes, maximizar la eficacia de la empresa y aumentar los ingresos.

Las funciones exactas de un project manager dependerán de su empresa, su sector y los tipos de proyectos que se le encomienden. Pero en general, todos los Directores de Proyecto comparten responsabilidades en lo que suele denominarse el «ciclo de vida del proyecto«, que consta de cinco fases (o procesos):

• Iniciar
• Planificar
• Ejecutar
• Seguimiento y control
• Cerrar

Para convertirte en Director de Proyectos, debes aprender los fundamentos de estas fases y procesos. Hay muchas formas diferentes de aprender los fundamentos de la gestión de proyectos. Puedes cursar un grado universitario en gestión de proyectos. Si una universidad tradicional no es lo más adecuado para ti, también hay una serie de cursos de gestión de proyectos y opciones de formación online. ¿Qué camino es mejor? Eso depende de ti. Cualquiera de las dos opciones te ayudará a establecer contactos con otras personas del mismo sector y a empezar a crear tu red profesional de gestión de proyectos, lo que sólo puede ayudarte a conseguir ese esquivo primer empleo.

PASO 2. Familiarízate con el proceso de gestión de proyectos

Los project managers son expertos en procesos. Hay varias formas diferentes de abordar el proceso de gestión de proyectos y sus métodos, y cambian constantemente. No te engañes pensando que puedes salirte con la tuya conociendo sólo el método ágil durante el resto de tu tiempo como gestor de proyectos. El proceso o marco adecuado para ti dependerá de tu proyecto, equipo y objetivos.

Ya que hemos mencionado Agile, empecemos por ahí. Agile es una serie de prácticas y principios ideales para proyectos que se enfrentan a diversos cambios durante su progreso. El proceso se basa en ciclos de entrega cortos (llamados sprints) y en una cultura de trabajo dinámica que apoya la colaboración continua del equipo. Las partes interesadas revisarán cada etapa y recomendarán ajustes en consecuencia. Obviamente, la flexibilidad es la clave aquí.

Otro proceso utilizado principalmente en el desarrollo de software o productos es Scrum. Pequeños equipos interfuncionales colaboran con un Propietario de Producto, que supervisa la dirección general del producto. Cada día, el equipo revisa su trabajo y discute lo que sigue.

Un último ejemplo es Kanban, que es estupendo si prefieres una sensación visual de lo que tienes por delante. Este método consiste en un tablero (físico o digital) con tres columnas («por hacer», «en curso», «hecho»). Las tareas se mueven de una columna a otra a medida que se completa el trabajo en el proyecto. Kanban puede ayudarte a gestionar tu flujo de trabajo e identificar los cuellos de botella desde el principio.

PASO 3. Aprende a utilizar las herramientas de gestión de proyectos

Aunque las habilidades sociales son cruciales para los gestores de proyectos, las habilidades técnicas también lo son. Para estar al tanto de tu proyecto -y probablemente, con el tiempo, de varios proyectos a la vez- tienes que elegir el software adecuado. El software te ayudará a comunicarte sin esfuerzo con los miembros del equipo, incluyendo la asignación de tareas, la toma de notas y la transmisión de información a las personas adecuadas.

La elaboración de presupuestos y la programación es otra de las ventajas de utilizar herramientas de gestión de proyectos para mantener todo en orden. Entre las herramientas más utilizadas por los gestores de proyectos se encuentran:

• Basecamp
• Evernote
• ¡Aha!
• Microsoft Project
• Atlassian

Como project manager, se espera que te sientas muy cómodo utilizando estas herramientas, así que prueba a utilizarlas en tus proyectos de práctica y aprende a aprovechar su poder.

PASO 4. Estudia tu línea de negocio e industria

Un buen project manager no sólo está al tanto de todo lo que ocurre con su equipo, sino que está al tanto de lo que hacen las demás empresas de su sector. Puede aprender lecciones de éxitos y fracasos y aplicarlas a sus propios proyectos.

Busca estudios de casos sobre cómo otras empresas de tu sector sacaron adelante proyectos importantes. ¿A qué retos se enfrentaron? ¿Cómo los superaron?

Si te conviertes en un experto en tu sector, estarás en mejor posición para establecer presupuestos y calendarios realistas, para reconocer posibles problemas y resolverlos de forma proactiva, y para defender tus ideas de forma convincente cuando hables con las partes interesadas.

PASO 5. Desarrolla tus propios proyectos para desarrollar tus habilidades

No basta con estudiar los libros para aprender a gestionar un proyecto. Es hora de buscar un proyecto que gestionar. Te alegrarás de haberlo hecho en un entorno informal algún día, cuando dirijas un proyecto con resultados reales de KPI. No hay nada mejor que la experiencia práctica en la vida real.

Pero, ¿Cómo se consigue esa experiencia?

Si de hecho estás estudiando una carrera de gestión de proyectos, únete a un club y ofrécete para dirigir proyectos, como eventos. Si eso no es una opción, busca una organización benéfica y ayúdales a organizar actividades de recaudación de fondos o eventos. Obtendrás una gran experiencia mientras haces del mundo un lugar mejor.

Para tu primer proyecto, asegúrate de redactar un plan de proyecto con todos los componentes siguientes: resumen ejecutivo; alcance y resultados del proyecto; calendario del proyecto; recursos del proyecto; plan de gestión de riesgos y problemas; y plan de gestión de la comunicación. Esa será la hoja de ruta de tu proyecto.

Cuando termines tu primer proyecto, es importante que mires atrás y veas lo que deberías haber hecho de forma diferente. Estas lecciones son cruciales en tus primeros días en la gestión de proyectos.

¿Cuál es la diferencia entre un project manager y un product manager?

Los gestores de proyectos desempeñan un papel esencial en una organización al dirigir proyectos específicos desde la ideación hasta su finalización, mientras que un gestor de productos es responsable del éxito de un producto desde su concepción hasta su lanzamiento y mejora continua.

Los project managers tienen una visión amplia de cualquier proyecto. Consideran cuidadosamente el calendario y los recursos necesarios para ejecutar con éxito los proyectos, luego tienen en cuenta el presupuesto, los posibles problemas e identifican los riesgos. Los gestores de proyectos también son responsables de guiar al equipo a través de los típicos retos y bloqueos que inevitablemente surgen y gestionan la comunicación tanto interna con el equipo como externa con las partes interesadas.

El papel de un Director de Producto puede ser ligeramente diferente según la organización. Por ejemplo, algunas organizaciones incluyen el marketing como responsabilidad, mientras que otras no. En última instancia, un Director de Producto es responsable del éxito de un producto, desde el concepto hasta el lanzamiento y la mejora continua. Determina el qué, el por qué y el cuándo del producto que el equipo de ingeniería construye a continuación. Lo comunican a través de una hoja de ruta del producto (más adelante se habla de ello).

Los product managers comen, duermen y respiran las necesidades de sus clientes. Trabajan constantemente para crear un valor para ellos que también esté alineado con los objetivos empresariales. Por esta razón, muchas personas describen a los Directores de Producto como «mini directores generales» que se sitúan en la intersección del negocio, la tecnología y la experiencia del usuario.

¿Cuáles son las trayectorias profesionales de los project managers?

Hay una serie de puestos de trabajo diferentes a los que pueden aspirar los gestores de proyectos tras adquirir cierta experiencia laboral. Estos trabajos incluyen el de Director de Operaciones (COO) y otros puestos de alta dirección que tienen diferentes títulos según la empresa y el sector.

Para un project manager establecido, es decir, con una década o más de experiencia, el cambio al puesto de Director de Operaciones es en realidad una transición bastante suave. La experiencia que adquieren los Directores de Proyecto colaborando con todos los niveles y departamentos de su empresa -junto con las habilidades y activos adquiridos durante años de trabajo- puede preparar al Director de Proyecto para pasar a este puesto, incluso con ese imponente título.

Las funciones de Gestor de Proyectos Senior reciben distintos nombres en diferentes empresas e industrias. Por ejemplo, en un entorno de proveedores, los vendedores de software suelen utilizar títulos como Director de Desarrollo Empresarial, Consultor Gerente Senior y Director de Proyectos Senior.

Por supuesto, la trayectoria de un project manager depende del éxito que hayan tenido sus proyectos anteriores. Pasar a un puesto más alto significa de nuevo más responsabilidad, pero también un salario significativamente mayor.

¿Es la gestión de proyectos un campo en crecimiento?

El project management siempre ha sido una función importante en las empresas, y no hace más que aumentar su importancia con el paso del tiempo, por lo que este campo está creciendo muy rápidamente.

De hecho, los estudios han demostrado que en 2027 los empresarios necesitarán 87,7 millones de personas que trabajen en funciones orientadas a la gestión de proyectos. En previsión de ello, el 71% de las organizaciones mundiales tienen ahora una oficina de gestión de proyectos, lo que supone un aumento de aproximadamente el 15% desde 2007. Está claro que las perspectivas laborales para los profesionales con conocimientos de gestión de proyectos son cada vez más positivas.

Un análisis de la brecha de talento encargado por el PMI y realizado por el Anderson Economic Group señala enormes oportunidades en este campo en los 11 países estudiados. De hecho, hasta 2027, se espera que la mano de obra orientada a la gestión de proyectos en siete sectores orientados a proyectos crezca un 33%, es decir, casi 22 millones de nuevos puestos de trabajo.

El informe también mostraba el riesgo que podría surgir si esa escasez de talento no se corrige de alguna manera. La escasez de talento en la profesión puede crear riesgos de casi 208.000 millones de dólares en el PIB durante el periodo de 10 años en los 11 países examinados.

¿Cuáles son los beneficios de la carrera de gestión de proyectos?

Las ventajas de la carrera de project manager son muchas, como la seguridad laboral, la posibilidad de trabajar en una gran variedad de sectores y la posibilidad de ganar un salario elevado.

Los project managersson esenciales para casi cualquier tipo de negocio en el que puedas pensar. Desde la arquitectura a la ingeniería, pasando por las finanzas, la sanidad, la informática, la fabricación, el desarrollo de software, los seguros, las telecomunicaciones y otros, todos los sectores necesitan gestores de proyectos. Eso significa que puedes tener potencialmente mucha variedad en tu carrera, y probablemente no tendrás que preocuparte por encontrar o mantener un trabajo (el PMI estimó que habría más de 700.000 vacantes en 2020)

Según la Encuesta Salarial de Gestión de Proyectos del PMI, el salario medio mundial de los Directores de Proyectos es de 90.260 dólares (los Directores de Proyectos que obtienen una credencial tienen una media de más de 100.000 dólares).

Aparte de las oportunidades de trabajo y la sólida remuneración, los Directores de Proyecto también disfrutan de la oportunidad de colaborar con personas que tienen todo tipo de títulos y funciones diferentes. Si eres una persona con don de gentes, apreciarás la oportunidad de asumir un papel de liderazgo y trabajar en colaboración y estrechamente con todo tipo de personas diferentes para llevar a cabo tus proyectos.

También hay que tener en cuenta que hay una cierta satisfacción cuando se consigue llevar un proyecto hasta el final. Si eres un solucionador de problemas al que no le gusta la idea de hacer exactamente lo mismo todos los días en la oficina, el project management podría ser el papel perfecto.

¿Cuál es el salario de un product manager?

El salario medio de un Director de Proyectos en Estados Unidos es de 85.000 dólares, más 13.000 dólares en primas en metálico que hacen que sus salarios se acerquen a las seis cifras, según Indeed.

Las certificaciones, habilidades y licencias que tiene un Director de Proyectos pueden suponer una diferencia significativa en ese salario. Por ejemplo, Indeed descubrió que los empleadores pagaban un 16,2 por ciento más por los candidatos con conocimientos de Microsoft Project, mientras que una certificación de Profesional de Gestión de Programas del PMI se correlacionaba con un aumento salarial de casi el 25 por ciento.

Hay al menos cinco empleos relacionados con la categoría de project manager que pagan más al año que un salario típico de Director de Proyectos. Los principales ejemplos de estas funciones son: Director de Proyectos Clínicos Senior, Director de Proyectos de TI por Contrato y Director de Proyectos de Seguridad de TI.

La remuneración también cambia según el lugar del país en el que te encuentres. Las cuatro ciudades mejor pagadas para los gestores de proyectos se encuentran en California, mientras que las áreas de Massachusetts y Nueva York también ven a los gestores de proyectos con un salario medio de más de 90.000 dólares al año.

¿Cómo puedo convertirme en project manager sin experiencia?

Ciertamente, es posible convertirse en gestor de proyectos sin experiencia si buscas una formación, aprendes las herramientas y empiezas a asumir tareas de gestión de proyectos en tu puesto actual.

Si quieres introducirte en la gestión de proyectos con rapidez, el estándar de oro de la certificación de gestión de proyectos es la certificación de Profesional de la Gestión de Proyectos (o PMP) del PMI, pero antes de poder hacer el examen, tienes que acumular cientos de horas de trabajo en gestión de proyectos.

Si eso te parece demasiado compromiso, puedes hacer el examen para convertirte en Asociado Certificado en Gestión de Proyectos (CAPM) tras un curso online. La certificación no es necesaria para todos los puestos de gestión de proyectos, pero permite a los empleadores saber que te dedicas a cambiar de rumbo en esta carrera, y podría ayudarte a superar algunas barreras iniciales de contratación.

A continuación, debes explorar las herramientas que tienes a tu disposición. La familiaridad con estas herramientas puede darte una mayor comodidad a la hora de responder a las preguntas durante una entrevista, así como unas buenas pautas para organizarte para el puesto. Empieza con Asana, DropBox, Trello y Basecamp, y luego busca en Internet otras plataformas.

Por último, si formas parte de proyectos de equipo en tu puesto actual -y no hay un jefe de proyecto que se ocupe de los detalles de estos proyectos-, podrías ofrecerte como voluntario para asumir un poco más de responsabilidad. Aunque sólo sea establecer y gestionar los plazos de los miembros de tu equipo, podría ser el comienzo de una carrera en la gestión de proyectos.

¿Qué hace falta para convertirse en un gran project manager?

Convertirse en un gran gestor de proyectos se reduce, en última instancia, a que poseas buenas habilidades de comunicación, liderazgo, organización y trato con la gente. Eso supone que ya tienes las habilidades técnicas necesarias para una carrera en la gestión de proyectos, lo que significa que ya dominas las últimas herramientas para mantener un gran proyecto en marcha.

Para ser un gran project manager, ayuda mucho que seas una persona con don de gentes. Los estudios de registro de tiempo realizados sugieren que los Directores de Proyecto pasan la mayor parte de su tiempo comunicándose con las distintas partes interesadas de una organización. Normalmente, esa comunicación era oral -cara a cara o por teléfono- y solía reducirse a compartir información, supervisar o evaluar. Las habilidades de comunicación de un director de proyecto estaban directamente relacionadas con su éxito: si sabes cómo transmitir un mensaje de forma clara, concisa y directa, y eres experto en escuchar y comprender las señales no verbales, tienes muchas posibilidades de prosperar en la gestión de proyectos.

El liderazgo es otra habilidad blanda fundamental para los gestores de proyectos. Los project managers eficaces caen bien y son respetados por sus equipos, y ese respeto, a su vez, inspira a los empleados a trabajar duro y con eficacia para cumplir los plazos y los objetivos. El liderazgo en la gestión de proyectos significa que rara vez tienes que forzar la cooperación, sino que utilizas la negociación y la persuasión para conseguir lo que necesitas.

Por último, los project managers deben saber cómo mantener las cosas organizadas en lo que inevitablemente es un entorno agitado y caótico. Para completar con éxito un proyecto, un Director de Proyectos tiene que imponer una estructura. Debe establecer prioridades, fijar objetivos, calendarios y crear planes de acción para cumplir esos objetivos. Un gran Gestor de Proyectos también es rápido de reflejos, sabe cambiar en un momento dado y reorganizarse rápidamente cuando se enfrenta a dolores de cabeza imprevistos.