¿Qué herramientas utilizan los Project Managers?

¿Qué es el software de project management?

El software de gestión de proyectos es un programa informático utilizado para la programación, la planificación de proyectos, la elaboración de presupuestos, la asignación de recursos y la gestión de cambios. Permite a los gestores de proyectos, a las partes interesadas y a los miembros del equipo llevar a cabo la gestión de la calidad, controlar los costes y gestionar el presupuesto, y producir documentación. El software de project management también se utiliza a menudo para ayudar a la comunicación y la colaboración entre las partes interesadas del proyecto. Aunque el software de gestión de proyectos tiene una gran variedad de usos, su principal objetivo es ayudar al seguimiento y la planificación de los recursos, los componentes del proyecto y las partes interesadas.

Estos son los principales usos del software de project management:

Para definir el calendario del proyecto, el software ayuda a los project managers a describir visualmente el progreso de las tareas.

Permite crear y asignar tareas, plazos e informes de estado.

El software de gestión de proyectos hace que sea muy fácil intercambiar opiniones sobre las tareas, enviar actualizaciones y pedir más información sobre los plazos.

Un repositorio central de documentos accesible a los interesados en el proyecto aumenta la productividad y la eficiencia.

Los calendarios del proyecto incluyen las reuniones programadas, las fechas de las actividades y los contactos que deberían actualizarse automáticamente en todos los calendarios.

El software debe tener la capacidad de hacer un seguimiento del tiempo de todas las tareas para, finalmente, mantener los registros de los consultores externos.

Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontal que ofrece una representación visual de la progresión de un plan de proyecto. Los diagramas de Gantt modernos suelen mostrar el estado de cada tarea del proyecto, así como quién es responsable de cada tarea. Es una forma muy cómoda de estar al tanto de tu proyecto en curso.

Un diagrama de Gantt se compone de varios elementos diferentes. Estos son algunos de los componentes clave de un diagrama de Gantt:

• Línea de tiempo: Se extiende horizontalmente en la parte superior y muestra días, semanas, meses y años.
• Lista de tareas: Corre verticalmente por la izquierda para describir el trabajo del proyecto. Puede organizarse en grupos y subgrupos.
• Línea de fecha: Una línea vertical que resalta la fecha actual.
• Barras: Marcadores horizontales en el lado derecho que representan las tareas y muestran el progreso, la duración y las fechas de inicio y fin.
• Dependencias: Líneas de color gris claro que conectan las tareas que tienen que ocurrir en un orden específico.
• Hitos: Diamantes amarillos que indican los principales acontecimientos, fechas, decisiones y resultados.
• Progreso: Muestra el grado de avance del trabajo y puede indicarse mediante el porcentaje de realización y/o el sombreado de las barras.
• Recurso asignado: Indica la persona o el equipo responsable de completar una tarea.

Para utilizar un diagrama de Gantt, sigue estos pasos:

El paso que más tiempo consume en este proceso es el primero. Tendrás que recopilar toda la información pertinente al principio, así que sé proactivo y realista y ten en cuenta todos y cada uno de los pasos que vas a tener que seguir para completar este proyecto. Intenta dividir el trabajo en partes más pequeñas y manejables y céntrate en los hitos y las tareas necesarias para llegar a ellos.

A continuación, averigua cómo están conectadas las tareas y si hay interdependencias. En la terminología del diagrama de Gantt, hay diferentes tipos de tareas: las tareas paralelas pueden trabajarse simultáneamente con otras tareas; las tareas secuenciales son lineales; las de finalización a inicio significan que la tarea no puede iniciarse hasta que se haya realizado una anterior; las de inicio a inicio no pueden comenzar hasta que se inicie otra tarea; y las de finalización a fin, que no pueden completarse hasta que lo haga otra tarea.

El calendario es la otra mitad de un diagrama de Gantt. Sé realista -incluso conservador- y espera algunos contratiempos y retrasos. Los calendarios poco realistas pueden molestar a las partes interesadas y estresar indebidamente a los miembros de tu equipo. Si consigues crear un cronograma minuciosamente estudiado que tu equipo pueda cumplir con éxito, tu equipo y las partes interesadas sentirán que han tenido una visión clara de tu proceso en todo momento.

Al ordenar las tareas, también debes anotar el tiempo que se tardará en completar cada tarea, así como las relaciones entre ellas.

Ahora es el momento de construir tu diagrama de Gantt utilizando la herramienta que elijas. Hay montones de plataformas de creación de diagramas de Gantt, cada una con diferentes características, ventajas e inconvenientes. TeamGantt, ProofHub y Wrike son sólo algunos ejemplos populares de entre muchos. Experimenta con unas cuantas para ver cuál te funciona mejor.

Una vez que el proyecto haya arrancado, puedes utilizar tu diagrama de Gantt para evaluar el rendimiento de tu equipo. Actualiza el gráfico a medida que el proyecto evoluciona.

El análisis del camino crítico (APC) es un tipo de técnica de gestión de proyectos en la que el project manager debe trazar cada tarea clave necesaria para completar un proyecto. Esto incluye la identificación de la cantidad de tiempo necesaria para terminar cada tarea y las dependencias de cada tarea con respecto a las demás.

También conocido como método del camino crítico, el CPA se utiliza para establecer plazos realistas y para seguir el progreso del proyecto a lo largo del camino.

El CPA funciona detectando y definiendo todas las tareas críticas y no críticas de un plan e identifica la cantidad de tiempo máxima y mínima que se necesitará para completar cada una de ellas. También se anotan las dependencias entre las tareas, y eso les indica la cantidad de tiempo de flotación o holgura que puede asociarse a cada una para llegar a una fecha límite global razonable.

El plan del proyecto debe seguirse a lo largo del mismo para asegurarse de que todas las tareas van por buen camino y no hay que hacer ajustes. A menudo se utilizan diagramas de Gantt para expresar el calendario de un CPA.