Preguntas de la entrevista al Project Manager

Introducción a las preguntas de la entrevista de project manager

Los empresarios están deseosos de encontrar gestores de proyectos que puedan dirigir y trabajar bien en equipo. Durante la entrevista, los candidatos deben hacer hincapié en sus habilidades y puntos fuertes, respaldados con hechos y cifras. Los empresarios también pueden hacer preguntas en la entrevista a un candidato a Director de Proyectos sobre los retos o fracasos del pasado. Si te piden que te explayes sobre proyectos fallidos, céntrate en lo que aprendiste y en cómo te adaptaste. Los empresarios quieren poner a prueba tu capacidad para resolver problemas y asegurarse de que serás la persona adecuada para su equipo.

La mejor manera de preparar tu entrevista de project manager es practicar. Pide a un amigo o colega que haga un simulacro de entrevista contigo, o graba y escucha tus respuestas. Prepara una variedad de ejemplos de la vida real que apoyen tu experiencia en la gestión de proyectos. Para ayudarte en la preparación de tu entrevista, hemos recopilado una lista de preguntas y respuestas frecuentes para la entrevista de PM.

Las preguntas relacionadas con la gestión de proyectos evaluarán tu comprensión de la función y tus conocimientos sobre procesos y prácticas. Los empleadores también querrán saber más sobre tu experiencia anterior en gestión de proyectos. Querrán saber más sobre el último proyecto en el que has trabajado y conocer tu carrera de gestión de proyectos hasta ahora.

Algunos ejemplos de este tipo de preguntas en las entrevistas de project management son:

Como lo que buscas es no sólo alzar la voz sobre el éxito de tu carrera en el pasado y por qué tu trabajo a lo largo del proyecto fue clave para llevarlo a término, querrás responder a esta pregunta de manera que muestre la forma metódica en que evalúas el éxito o el fracaso de tus proyectos. Para responder a preguntas de la entrevista de gestión de proyectos como ésta, utiliza el método STAR:

• Situación (sé positivo)
• Tarea (explica tu papel y tus objetivos)
• Acción (qué hiciste para resolver el problema o ayudar a completar el proyecto)
• Resultado (explica la solución del problema, cómo abordaste la situación y qué aprendiste)

El método STAR es algo que siempre debes utilizar en una entrevista de trabajo para explicar claramente una situación del mundo real y cómo la has manejado.

Las habilidades de gestión del presupuesto y del tiempo son elementos cruciales del trabajo de un gestor de proyectos. La ampliación del alcance se refiere a cualquier factor que pueda hacer que se incumplan los plazos o se superen los presupuestos. A partir de tu respuesta, los entrevistadores deberían hacerse una idea de cómo gestionas cuidadosamente el personal, los recursos y otros factores para garantizar que tus proyectos se mantienen en el buen camino. Pon un ejemplo real en tu respuesta de un proyecto importante que hayas dirigido y que haya tenido tanto un gran alcance como algunos retos que no podrías haber previsto (no quieres que tu ejemplo incluya problemas que deberías haber esperado pero que de alguna manera pasaste por alto, así que asegúrate de que los problemas que hayan surgido hayan sido realmente imprevistos).

Explica detalladamente cómo dividiste el proyecto en partes más pequeñas que pudiste completar con antelación y cómo respondiste sobre la marcha a los comentarios del cliente que amenazaban con hacer que el proyecto se saliera del presupuesto. Los proyectos tienen que cambiar y adaptarse constantemente debido a las necesidades del cliente, las condiciones del mercado y otros factores, por lo que este ejemplo debe demostrar tu capacidad para utilizar la gestión del tiempo y una comunicación superior para adaptarte a estos problemas y presentar proyectos terminados en el tiempo acordado.

• ¿Puedes describir algunos de los proyectos que manejaste en tu anterior trabajo?
• ¿Cuáles son las responsabilidades más importantes del director de proyecto?
• ¿Cómo sabes que un proyecto corre el riesgo de descarrilarse?
• Si el proyecto no sigue un calendario, ¿qué haces?
• ¿Cuál es tu método para priorizar las tareas de un proyecto?
• Cuéntanos todos los pasos que sigues desde el momento de la iniciación del proyecto hasta el lanzamiento y la finalización del mismo.
• ¿Qué cualidades y características crees que se requieren para ser un gestor de proyectos eficaz?
• ¿Cómo enfocas tus relaciones con el patrocinador de un proyecto?
• ¿Para qué sirven el análisis de las partes interesadas y la Red de Poder-Interés?
• Durante el inicio del proyecto, ¿qué tipo de documentos necesitas?
• ¿Qué técnicas utilizas para recoger los requisitos del proyecto?
• ¿Cuál es la importancia de mantener una matriz de trazabilidad de requisitos?
• ¿Qué detalles debe incluir siempre un plan de proyecto? ¿Por qué?
• ¿Cómo enfocas la planificación de los riesgos?
• Explica la diferencia entre GC y CC.
• ¿Qué hace que un proyecto tenga éxito?
• ¿Qué técnicas de gestión de conflictos empleas para gestionar los conflictos entre las partes interesadas y los miembros del equipo?
• ¿Qué haces durante el cierre de un proyecto?
• Explica las diferencias entre riesgo y problemas

En la entrevista se pondrán a prueba tus habilidades y conocimientos de gestión de proyectos. Un buen gestor de proyectos debe tener una serie de habilidades técnicas, así que espera que las preguntas de la entrevista para un puesto de gestión de proyectos cubran un espectro de conocimientos de gestión de proyectos.

En el caso de una pregunta de entrevista para un gestor de proyectos que tenga como objetivo las habilidades técnicas, puedes esperar que te pregunten:

A menos que la información esté incluida en el anuncio de empleo -y ciertamente merece la pena buscarla-, no sabrás exactamente qué herramientas de gestión de proyectos se utilizan en las distintas empresas. Por tanto, en tu respuesta debes tratar de ilustrar la amplitud de las diferentes herramientas y programas que tienes experiencia en su uso. Deberías incluir las herramientas de comunicación y gestión de proyectos estándar del sector, como Microsoft Project, Trello o Basecamp, ya que es muy probable que su organización utilice al menos una de ellas. Esto también demostrará tus habilidades técnicas generales y tu competencia.

• ¿Qué software de gestión de proyectos sueles utilizar?
• ¿Cuál es tu metodología de gestión de proyectos preferida?
• ¿Qué experiencia tienes en la gestión de presupuestos?
• ¿Tienes experiencia en la gestión de miembros de equipos remotos o recursos subcontratados?
• Háblanos de los distintos tipos de herramientas de gestión de proyectos con los que has trabajado.
• Describe tu estrategia para priorizar las tareas.
• Háblanos de tu experiencia en el desarrollo de procesos.
• ¿Cuál es tu nivel de competencia con [software/herramienta de gestión de proyectos]?
• ¿Cómo enfocas la evaluación de los riesgos de un proyecto? ¿Cómo los gestionas a lo largo del proyecto?
• Dinos cómo programas los proyectos y estableces los plazos.
• ¿Qué es lo primero que haces cuando te asignan un nuevo proyecto?

Los empresarios quieren saber que encajarás con los miembros del equipo. Las preguntas personales ayudan a los empresarios a comprender mejor tu personalidad, tus hábitos de trabajo, tus intereses y tus pasiones.

Los jefes de proyecto proceden de una gran variedad de carreras y formaciones, y es raro que dos jefes de proyecto tengan la misma historia. Esta es tu oportunidad de contar tu historia y mostrar en qué te diferencias de los demás candidatos. También puedes explicar por qué esta organización y este puesto de trabajo concretos son tan atractivos, así como insinuar tus objetivos profesionales generales. Esto es importante porque ambas partes deben explorar mutuamente si hay un ajuste aquí.

Algunas preguntas de la entrevista personal que te pueden hacer son:

Esta es, de hecho, una pregunta personal, por lo que tu respuesta diferirá en función de tu experiencia laboral. Piensa en tu propia carrera y en proyectos anteriores y reflexiona sobre por qué tus mejores proyectos tuvieron tanto éxito. Una vez que te centres en una habilidad -por ejemplo, la comunicación-, asegúrate de que al responder a esta pregunta no sólo explicas por qué es una cualidad importante para cualquier PM, sino que también ilustras por qué es un área en la que destacas. Incluso si una entrevista no incluye esta pregunta específica, es un ejercicio inteligente para cualquier candidato a un puesto de trabajo pensar en sus principales habilidades y en cómo aportan valor a las empresas.

• ¿Cuál es tu proyecto ideal?
• Cuéntanos un poco sobre ti.
• ¿Cuáles crees que son las habilidades más importantes de un Jefe de Proyecto?
• ¿Qué tipo de proyectos te interesan más y por qué?
• ¿Tienes alguna parte favorita del proceso de gestión de proyectos?
• ¿Por qué quieres trabajar en nuestra empresa?
• ¿Por qué deberíamos contratarte?
• ¿Dónde ves tu carrera de gestión de proyectos dentro de cinco años?

Un buen director de proyecto debe saber cómo interactuar con sus colegas y con las partes interesadas, así como asegurarse de que puede motivar y dirigir a los miembros del equipo.

Los project managers suelen estar al frente de un equipo de proyecto que incluye todo tipo de personas con distintas formaciones y áreas de experiencia. Establecer plazos realistas, asignar tareas del proyecto y mantener a los equipos centrados y en el buen camino, todo ello requiere que los jefes de proyecto tengan habilidades de liderazgo, gestión y comunicación de primera categoría.

Espera preguntas como:

No se puede subestimar el aspecto interpersonal del trabajo de un director de proyecto. Gestionar a los miembros del equipo y sus diferentes estilos de trabajo, áreas de especialidad y personalidades es una parte enorme del trabajo de un PM. Cuando respondas a esta pregunta, haz hincapié en que prefieres animar a tus equipos a que resuelvan los conflictos por sí mismos en primer lugar, ya que eso refuerza la comunicación general y la cohesión del equipo. Pero luego prepárate para ofrecer un ejemplo concreto de cuándo tuviste que intervenir, cómo mediaste en el conflicto y cuál fue la resolución final.

• ¿Cómo describirías tu estilo de gestión?
• ¿Cómo describirías tu estilo de comunicación?
• Si los miembros del equipo no están trabajando al máximo de su potencial, ¿qué haces?
• ¿Cuál es tu enfoque para trabajar con clientes, patrocinadores y partes interesadas?
• ¿Cómo te pones de acuerdo con los distintos equipos de una organización?
• Un proyecto ha fracasado. ¿Cómo comunica esto un director de proyecto eficaz al equipo, al director o al cliente?

En cuanto a las preguntas sobre el comportamiento, el director de contratación busca ejemplos concretos de cómo has manejado los problemas en el pasado. Esto les ayudará a determinar cómo podrías manejar situaciones futuras.

Asegúrate de responder a estas preguntas de la entrevista de Director de Proyectos con ejemplos concretos. Incluye en tu respuesta la situación, la acción que llevaste a cabo y los resultados; en otras palabras, el método STAR también será útil para responder a esta pregunta de la entrevista.

Algunas preguntas comunes de la entrevista de trabajo de gestión de proyectos con temas conductuales son:

Nadie es perfecto, y siempre que tengas una buena explicación de por qué un proyecto pasado no se entregó a tiempo o dentro del presupuesto -y puedas ilustrar cómo aprendiste de tu error-, esta respuesta debería mostrar que el candidato tiene la capacidad de crecer como PM. Una forma de responder a esta pregunta sin admitir necesariamente un error propio sería pensar en una situación en la que un cliente hubiera querido añadir una nueva característica en algún momento de la vida del proyecto que aumentara el coste o el tiempo para completarlo.

• ¿Cuál fue un proyecto especialmente difícil en el que hayas trabajado y cómo lo gestionaste?
• ¿Cuál es el mayor error que has cometido en un proyecto? ¿Qué aprendiste?
• ¿Ha cuestionado alguna vez tu estrategia algún colega, jefe u otra parte interesada? ¿Cómo respondiste?
• Intenta recordar una ocasión en la que un cliente o parte interesada no estuviera satisfecho con un proyecto. ¿Cómo resolviste la situación?
• En tu opinión, ¿cuál ha sido tu proyecto más exitoso?
• Háblanos del proyecto más reciente en el que hayas trabajado.
• ¿Recuerdas algún proyecto que no haya cumplido el plazo o el presupuesto?
• Recuerda alguna ocasión en la que tus interlocutores no estuvieran de acuerdo con un proyecto. ¿Cómo lo manejaste?
• Pon un ejemplo de cuando tuviste que influir en alguien para conseguir un objetivo.
• Cuéntanos uno de los mayores errores que hayas cometido en alguno de tus proyectos anteriores. ¿Cambió tu forma de trabajar como gestor de proyectos?

Para que te hagas una idea de lo que algunas de las principales empresas tecnológicas buscan en los gestores de proyectos, aquí tienes unas cuantas preguntas de entrevista de Amazon, Google, Facebook y Microsoft.

• ¿Has tratado alguna vez con un miembro del equipo que no quería contribuir? ¿Cómo lo has manejado?
• ¿Cómo te ayuda Scrum a mejorar el éxito del proyecto?
• Pon un ejemplo de una situación en la que hayas ido más allá de la solución de un problema para una parte interesada o un miembro del equipo
• Pon un ejemplo de un proyecto que hayas gestionado y que haya superado las expectativas.
• ¿Cómo resolverías un conflicto entre dos miembros del equipo?
• ¿Se te ocurre alguna vez que hayas gestionado un proyecto que tuviera problemas? ¿Cómo lo manejaste y cuál fue el resultado?
• Pon un ejemplo de una ocasión en la que hayas demostrado tu capacidad de liderazgo en el trabajo.
• ¿Has tenido que salirte alguna vez de los procedimientos normales para completar un proyecto?
• Te das cuenta de que un proyecto va camino de incumplir un plazo. ¿Qué haces?
• ¿Cómo defines «equipo»?
• ¿Cómo te ha preparado tu experiencia anterior en gestión de proyectos para prosperar en este trabajo?
• ¿Cuál es la parte más difícil del papel de director de proyecto?
• ¿Puedes pensar en algún proyecto que te haya obligado a pensar de forma innovadora?
• ¿Cuál es el proyecto más complejo que has gestionado?
• ¿Cuál es tu enfoque para gestionar y priorizar proyectos que compiten entre sí?
• Describe la última vez que gestionaste un proyecto difícil.
• Describe los principios de la gestión de proyectos.
• Como gestor de proyectos, ¿qué intentas hacer para que un proyecto sea más rentable?
• ¿Cuál es el proyecto más grande (en presupuesto y personal) que has gestionado?
• Piensa en decisiones difíciles que hayas tenido que tomar en tu papel de jefe de equipo. ¿Qué decisiones fueron las más difíciles?