¿Tienes problemas para organizar tu tiempo y ser más productivo? Este artículo es para ti. A menudo, buscar en internet puede resultar abrumador con tantos métodos de gestión personal, como GTD, Pomodoro o el método Kaizen. Pero, ¿qué pasa con aquellos que realmente tienen dificultades para organizar su tiempo y tareas?
Este artículo te enseñará un método simple pero efectivo para mejorar la productividad y organizarse mejor que sólo te «robará» 5 minutos o menos de tu tiempo al día.
Método sencillo para mejorar productividad y organizarte mejor
La primera regla es anotar todo lo que consideremos importante. La memoria es limitada y cuanto más estresado estés, más probable es que falles. Por lo tanto, debes confiar en tu cabeza lo mínimo posible y anotarlo todo.
Todo lo importante debe estar escrito
¿Qué necesitamos?
Para que el método funcione, utilizaremos dos elementos: una lista de tareas y una agenda.
La lista de tareas
La lista de tareas es una lista de tareas, el soporte es indiferente, pero siempre debes llevar contigo esa lista para anotar, en tiempo real, las nuevas tareas que se te presenten. Este es un punto clave: automatizar la anotación de las tareas.
Anotaremos todo lo que consideremos importante.
Puede ser llamar a Pepe, llevar el coche a revisión, decirle a tu madre que irás a comer el domingo, planchar camisas, etc.
Todo lo que consideres importante debe estar anotado en tu lista de tareas.
La agenda
La agenda es el segundo elemento. Lo ideal sería utilizar una de semana vista, de esas que las abres y tienes toda la semana delante.
Recomendable llevarla contigo siempre, pero si te resulta incómodo, puedes dejarla en casa. La usaremos para anotar todo lo que tenga una fecha específica: citas con el dentista, planes con amigos, exámenes, exposiciones, etc.
Cualquier cosa que tenga una fecha específica debe estar anotada en tu agenda.
Cómo aplicarlo
Ya hemos visto los componentes básicos. Ahora, vamos a ver cómo los combinamos.
Lo ideal sería que todos los días dedicáramos un par de minutos (realmente no es necesario más) a revisar la agenda del día siguiente para tener claro qué es lo que tenemos que hacer y que no se nos pase nada.
Y todas las semanas, y este es otro punto clave, vamos a dedicar un periodo de tiempo un poco más generoso a planificar la siguiente semana. No hará falta más de 10 o 15 minutos, pero hay que coger el hábito.
Lo ideal, el domingo por la tarde – noche. ¿Y qué hacemos?
Empezamos dando un vistazo a la semana que va a empezar, a ver los compromisos y tareas que tenemos, comprobar si es necesario algo (alguna compra, mandarle un mensaje a alguien a modo recordatorio, etc.), e identificar los huecos en los que podemos hacer alguna tarea extra.
Y aquí es donde entra en juego la lista de tareas.
Le daremos un vistazo, e iremos pasando algunas de las tareas pendientes a momentos concretos de esa semana en la agenda:
- Martes de tres a cinco planchar camisas
- Miércoles por la mañana pedir cita en la ITV
- Viernes por la tarde devolver los libros de la biblioteca, domingo comer con mi madre.
Cada cosa que pasemos a la agenda la tachamos de la lista de tareas. Y lo que sale de la lista de tareas NO vuelve a entrar.
Es decir, si no hemos podido hacer esa tarea que ya habíamos anotado en la agenda, le asignaremos una nueva fecha para la próxima semana, porque esa tarea hay que hacerla. Anotarlo agenda implica un compromiso para realizar la tarea. No puede volver a la lista de tareas para caer en el olvido.
Consideraciones generales
- Una vez que tengas tus tareas y eventos escritos en tu lista de tareas y agenda, es importante revisarlos regularmente para asegurarte de que estás en el camino correcto. Puedes hacerlo a diario, semanalmente o incluso mensualmente, dependiendo de tus necesidades y preferencias.
- Además, es importante ser realista sobre cuánto tiempo y energía tienes disponibles para dedicar a cada tarea. No te sobrecargues con demasiadas tareas al mismo tiempo, ya que esto puede aumentar el estrés y hacer que te sientas abrumado. En cambio, prioriza tus tareas y enfócate en completar una cosa a la vez.
- ¿Papel o digital? Pues depende. Una agenda de papel, si la pierdes estas vendido, pesan, no pitan ni vibran para recordarme cosas, no se sincronizan con cualquier dispositivo que tenga, ni hace copias de seguridad, ni me permite tener varios calendarios simultáneos ni sincronizados con mi mujer o con mi equipo. Mi elección está clara.
- Por último, deberás ser flexible y estar dispuesto a adaptarte a los cambios en tu vida. No te sientas frustrado si no puedes completar todas tus tareas o si tienes que ajustar tus planes. Recuerda que la vida es impredecible y a veces necesitamos adaptarnos para poder seguir adelante.
No esperes más, comienza hoy mismo a organiza tu tiempo con esta técnica sencilla.
TL;DR
Lista de tareas donde anotamos todo lo que tenemos pendiente.
Agenda en la que anotamos todo lo que tiene fecha.
Todos los días le dedicamos un par de minutos a revisar la agenda, y todos los domingos nos sentamos a planificar la semana y anotar tareas pendientes en la agenda.
