¿Qué es el Project Management?

¿Por qué utilizamos el project management?

Utilizamos la gestión de proyectos porque los proyectos suelen ser complejos e implican a muchas partes interesadas, y se ha comprobado que tener un director de proyecto que dirija la iniciativa y mantenga a todos en la misma línea es crucial para el éxito general del proyecto. De hecho, el PMI descubrió que las organizaciones que utilizan cualquier tipo de metodología de gestión de proyectos son mejores a la hora de respetar el presupuesto y el calendario, al tiempo que cumplen el alcance, las normas de calidad y los beneficios previstos.

Realmente, no se puede exagerar la importancia de una buena planificación del proyecto. Con demasiada frecuencia, las organizaciones sobrestiman la rapidez con la que pueden conseguir los resultados, subestiman los costes o ambas cosas. En otras palabras, se preparan para el fracaso.

Con un buen project manager a tu lado, tendrás una visión realista de los objetivos, los presupuestos y los plazos.

La gestión de proyectos tiene sentido desde el punto de vista empresarial. En 2018, según el PMI, el 9,9% de cada dólar invertido se desperdició debido a un mal rendimiento del proyecto. Eso significa que por cada 1.000 millones de dólares invertidos, se desperdiciaron 99 millones. El project management reduce los costes de los mismos al mejorar la eficiencia, mitigar los riesgos y optimizar los recursos. Incluso teniendo en cuenta el salario de un gestor de proyectos, las organizaciones ganan mucho más de lo que pierden.

Utilizamos la gestión de proyectos cada vez que nos disponemos a planificar, supervisar y ejecutar cualquier tipo de plan empresarial que tenga un inicio, un final y produzca un producto.

La aplicación de la gestión de proyectos en una organización ayuda a crear una cadena de valor estratégica que da a las empresas una ventaja sobre sus competidores, especialmente en sectores y mercados muy competitivos. Para las empresas, ser capaces de entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto a menudo determina si conseguirán el siguiente trabajo o si su nuevo producto llega al mercado.

El 90% de los altos ejecutivos de todo el mundo consideraron que los métodos de project management eran fundamentales o algo importantes para su capacidad de realizar proyectos con éxito y seguir siendo competitivos, según la encuesta de Economist Intelligence Unit.

Una encuesta del gigante de la consultoría McKinsey & Co. descubrió que casi el 60 por ciento de los altos ejecutivos dijeron que la creación de una sólida disciplina de project management es una de las tres principales prioridades de sus empresas de cara al futuro.

La gestión de proyectos es especialmente crucial cuando los recursos, el dinero o el tiempo son escasos. Más de la mitad de los ejecutivos del informe de la Unidad de Inteligencia de The Economist dijeron que seguir las prácticas de gestión de proyectos se hizo más importante desde que empezó la recesión.

Un proyecto es cualquier cosa que tiene un comienzo, un final y produce un producto final. La gestión de proyectos, por tanto, es el método por el que se planifica, se supervisa, se controla y, finalmente, se informa sobre un proyecto.

Gestionar con éxito un proyecto requiere una planificación cuidadosa, un seguimiento minucioso del trabajo a medida que se realiza, la utilización de herramientas de gestión de proyectos y una gestión inteligente del tiempo.

En primer lugar, es importante desarrollar un plan de proyecto. Define las metas y los objetivos. Define con claridad las tareas necesarias para completar el proyecto, y perfila claramente las responsabilidades y los plazos de cada miembro del equipo. En esta fase, trata de anticipar los posibles obstáculos para completar el proyecto a tiempo y considera cómo los superarás. Crea un calendario realista dividiendo las tareas en etapas y creando plazos para cada una de ellas. Y busca siempre opiniones sobre tu plan: es fundamental conseguir la aprobación antes de embarcarse en un proyecto.

Una vez que el proyecto esté en marcha, tu trabajo consistirá en comunicarte constantemente con los miembros del equipo, supervisar su trabajo y su progreso para asegurarte de que estás en camino de cumplir el plazo de cada etapa. Es probable que tengas que ser rápido en esta etapa y pivotar cada vez que surja un problema. Utiliza programas como Basecamp, Trello y Asana para asignar tareas, escribir listas de tareas, compartir archivos, programar fechas importantes y mantener conversaciones con tu equipo.

Esto es importante porque para cumplir los plazos y gestionar tu tiempo tendrás que aprender a delegar. Si dedicas demasiado tiempo a hacer tareas sencillas que podrían realizar otros miembros de tu equipo, te perderás en la maleza y perderás de vista lo que es realmente importante: el panorama general. Los buenos project managers saben cómo sacar el máximo partido a sus equipos y confían en que sus colegas pueden hacer el trabajo.

La iniciación es el punto de partida de tu proyecto. Es cuando desarrollas la idea y elaboras la Carta del Proyecto, un documento que establece de forma clara y concisa lo que el proyecto va a ofrecer y cómo vas a llegar a él.

Al final de esta fase, sueles celebrar una reunión de inicio del proyecto en la que tu equipo y las partes interesadas, así como cualquier otra persona que deba participar, se reúnen para definir los objetivos, los procesos, el calendario y la cadena de comunicación.

La siguiente fase es crucial, ya que empiezas a elaborar una hoja de ruta sobre cómo vas a hacer que este proyecto funcione. La mejor manera de hacerlo es dividir el proyecto en trozos más pequeños. Crea una lista de tareas y trabaja con cada una de ellas para llegar a una estimación realista del tiempo que llevará cada una.

Haz un plan de gestión de riesgos para saber cómo controlar y responder rápidamente a cualquier problema, junto con un plan de comunicación para saber a qué personas hay que mantener informadas y cuánta información necesitan.

Lo que obtienes de este proceso es tu plan de proyecto, a menudo visualizado en un diagrama de Gantt, que muestra el orden de las tareas y la forma en que se interconectan. Este plan te acompañará mientras diriges el proyecto hasta su finalización.

Ahora comienza el trabajo real: un plan no vale mucho si no lo ejecutas correctamente.

Durante la fase de ejecución, los directores de proyecto y los miembros del equipo deben gestionar sus tareas: las listas de tareas y los tableros kanban son dos formas populares de conseguirlo. La gestión del tiempo y de los costes también van a ser áreas clave en las que centrarse durante la fase de ejecución. Y la gestión de la calidad consiste en asegurarse de que, aunque se cumplan los plazos y los presupuestos, no se sacrifique la calidad de los resultados por el camino.

Otras áreas que hay que tener en cuenta durante esta fase son la gestión de los cambios -esencialmente, asegurar que estás controlando cualquier cambio en el alcance a medida que ejecutas el proyecto-, mientras que la gestión de las adquisiciones significa que estás guiando las relaciones con cualquier vendedor o proveedor externo cuyos recursos necesites para el proyecto.

La supervisión va de la mano de la fase de ejecución. Debes supervisar constantemente el desarrollo de tu proyecto desde todos los ángulos y -en la medida de tus posibilidades- mantener el control sobre el calendario y el presupuesto. Para decirlo de forma más sencilla: estás comprobando el rendimiento real de tu proyecto con respecto al rendimiento previsto. Los controles del proyecto incluyen la estrategia, la metodología, la calidad y los recursos del proyecto, entre muchos otros.

Y los informes afectan a tu proyecto de dos maneras: Los gestores del proyecto pueden hacer un seguimiento del progreso, y las partes interesadas obtienen datos que les mantienen informados. Hay informes sobre todo, desde el progreso de las tareas hasta la desviación y el coste, el estado de la cartera, la carga de trabajo y la asignación, los gastos y las hojas de tiempo. Todos los informes pueden personalizarse para obtener justo los datos que deseas.

Una vez que estés preparado para entregar todos los entregables a la parte adecuada, estarás en la fase de cierre. Una vez que tengas el visto bueno de las partes interesadas y que la documentación haya sido revisada, debes tener un proceso en marcha para liberar tus recursos: cualquier trabajador contratado o recurso que hayas alquilado, por ejemplo.

El siguiente paso es crear la autopsia. Es cuando miras hacia atrás en el proyecto terminado y empiezas a revisar sus elementos buenos y malos.

Y no te olvides de celebrarlo con tu equipo

La gestión de la integración es un conjunto de procesos necesarios para garantizar la correcta coordinación de diversos elementos del proyecto. La gestión de la integración implica hacer concesiones entre objetivos y alternativas que compiten entre sí para satisfacer o superar las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Hay que definir cada uno de los alquileres de equipos, sueldos o salarios de los empleados, compras de herramientas o cualquier otro gasto: ¿forma parte del proyecto o no? Definir los límites de un proyecto es una de las responsabilidades más cruciales de un director de proyecto, porque los problemas de definición del alcance son la principal causa de las dificultades de los proyectos, por lo que una declaración del alcance es fundamental.

Las declaraciones de alcance deben ser SMART: específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos.

Los proyectos no son eternos, así que el calendario es otra pieza importante. La determinación de los plazos suele implicar a las partes interesadas externas, por lo que es importante comunicar los hitos y los plazos de tu proyecto.

Microsoft Project es una herramienta popular para desarrollar un calendario gráfico, y también hay muchos productos de software de gestión de proyectos específicos del sector, como Primavera P6, que se utiliza en la construcción.

Dado que estos proyectos son temporales, un presupuesto bien definido es crucial. Además, el trabajo del director de proyecto es gestionar activamente ese presupuesto: un buen director de proyecto nunca deja que los costes se le vayan de las manos.

¿Cuáles son las normas de calidad de tu proyecto? Deberías tener una lista detallada. Todos los sectores tienen criterios de éxito de calidad estándar que pueden especificarse fácilmente. Estas organizaciones son fuentes fantásticas para garantizar la calidad del proyecto.

Además, la gestión de la calidad tiene varios aspectos. Debes determinar las normas de calidad, crear una estrategia para cumplir o superar esas normas (garantía de calidad) y, finalmente, medir la calidad (control de calidad).

Si necesitas productos o servicios externos, necesitarás un plan de adquisiciones como parte de tu plan de proyecto. En él se indicará cómo adquirirás los recursos externos que necesites y cómo se controlará la calidad de esos recursos.

Lo normal es que elabores un documento en el que se describa el trabajo que debe realizar el contratista (este documento podría llamarse Declaración de Trabajo, Términos de Referencia, Solicitud de Propuesta, o muchas otras variantes diferentes según el sector y el trabajo que se realice).

Es posible que no obtengas el mismo nivel de calidad y atención al detalle cuando trates con proveedores externos, por lo que estar al tanto de esto es una parte importante del trabajo de un Director de Proyecto.

Hay pocas cosas más importantes que tu equipo. Tanto si reúnes un equipo de una organización más grande como si sales a contratar nuevos trabajadores, reunir un gran equipo suele ser una de las partes que más tiempo consumen del trabajo de un Director de Proyectos. No sólo eso, sino que hay que formarlos y gestionar su productividad, otra tarea que corresponde a un PM.

La parte de recursos humanos de tu plan debe cubrir las necesidades de recursos (qué personas necesitas y cuáles son sus descripciones de trabajo), la adquisición del equipo del proyecto (cómo contratarás a ese equipo), la formación y el desarrollo (cómo los prepararás) y la gestión (cómo te asegurarás de que trabajan con eficacia y eficiencia).

A un gran project manager nunca le sorprende que algo vaya mal: está preparado para ello y sabe exactamente cómo responder.

Un registro de riesgos es una lista de los riesgos más importantes y potencialmente más impactantes para la finalización con éxito del proyecto. Obviamente, no puedes identificar hasta el último riesgo, pero puedes medir la importancia de un riesgo teniendo en cuenta tanto su probabilidad como su impacto.

Luego no se trata sólo de señalar los riesgos, sino también de cómo podrías responder a ellos. Un plan de respuesta detalla cómo responderías a un riesgo potencial y quién participaría en esa respuesta.

Comunicarse eficaz y estratégicamente con las partes interesadas es algo que los project managers deben dominar absolutamente. Debes saber cuándo contactar con una parte interesada por un posible problema y cuándo no. También tienes que ser completamente consciente de sus expectativas y es tu trabajo asegurarte de que esas expectativas se alinean con los resultados que vas a poder ofrecerles.

No importa el éxito que creas que tiene un proyecto si las partes interesadas no están contentas con él.

El ciclo de vida de un proyecto es la secuencia completa de cuatro fases por las que pasa un proyecto, desde el inicio hasta el cierre. Los detalles de ese ciclo se basan en las necesidades de la organización implicada en el proyecto y en el tipo de proyecto que sea. Aunque todos los proyectos tienen un comienzo y un final definidos, los resultados, objetivos y actividades exactos pueden ser drásticamente diferentes. Pero el ciclo de vida proporciona el fundamento básico de las acciones que hay que realizar en el proyecto, independientemente del trabajo específico que se realice.

Las cuatro fases de un ciclo de vida estándar son: la fase de iniciación (comienzo del proyecto), la fase de planificación, la fase de ejecución y la fase de terminación (cierre).

El ciclo de vida del proyecto proporciona un marco para gestionar cualquier tipo de proyecto. Los líderes de la gestión de proyectos han investigado para determinar el mejor proceso por el que dirigir los proyectos; el ciclo de vida estándar del proyecto es lo que encontraron.

Los ciclos de vida de los proyectos pueden variar desde enfoques predictivos (impulsados por la planificación) hasta enfoques adaptativos (impulsados por el cambio). En un ciclo de vida predictivo, los detalles se establecen claramente al principio del proyecto y cualquier cambio en el alcance se aborda cuidadosamente. En un ciclo de vida adaptativo, por el contrario, los resultados se desarrollan a lo largo de varias iteraciones, los detalles se definen al principio del proyecto y cualquier cambio en el alcance se aborda cuidadosamente. En un ciclo de vida adaptativo, el producto se desarrolla a lo largo de múltiples iteraciones, y el alcance detallado se define sólo al comenzar la iteración.

Utilizamos el project management para garantizar que los proyectos se completan con el presupuesto, el calendario y el nivel de calidad adecuados.

Según el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI), las organizaciones que no valoran adecuadamente la gestión de proyectos registran una media de un 50% más de fracasos en sus proyectos. Dado que los proyectos suelen ser complicados e implican a un gran número de partes interesadas, es crucial contar con un director de proyecto que dirija la iniciativa, supervise el progreso y mantenga a un equipo de personas centradas en los objetivos y tareas adecuados.

Un buen project manager comprende el panorama general y establece objetivos, presupuestos y plazos realistas y alcanzables. Sin una gestión cuidadosa, un proyecto puede descarrilarse rápidamente antes de que haya empezado.

Los proyectos fracasan por falta de objetivos claros. Los gestores de proyectos ayudan a las organizaciones a definir sus prioridades y a mantenerlas centradas en esos objetivos a lo largo de la vida de un proyecto.

Además, sin un project manager que supervise los planes del proyecto y el desglose de las tareas, muchos equipos pasan por alto los posibles factores de riesgo a medida que van surgiendo. Esa es otra razón por la que estos proyectos fracasan.

Además, un Gestor de Proyectos no sólo vigila cuidadosamente los costes, sino que, sencillamente, ahorra dinero a las organizaciones al mejorar la eficacia y optimizar los recursos.

Los tres tipos de gestión de proyectos son la gestión de proyectos en cascada, la gestión de proyectos ágil y la gestión de proyectos ajustada.

Este enfoque tradicional divide tu carga de trabajo en una serie de tareas relacionadas que debes completar en una secuencia estricta. Del mismo modo, una fase no comenzará antes de que completes la anterior. Es un enfoque basado en una amplia planificación, en la que tienes una idea muy clara desde el principio sobre los plazos y los presupuestos. Eso requiere invertir más tiempo en las primeras fases del proyecto, y la ventaja de esa claridad es que ayuda a evitar riesgos y errores de comunicación. ¿El inconveniente? Todavía no se ha adaptado a las necesidades del desarrollo de software moderno. Es más útil para las empresas que fabrican productos físicos.

La agilidad es una serie de principios y normas que se adaptan mejor a los proyectos que se enfrentan a diversos cambios durante su desarrollo. Es una mentalidad basada en ciclos de entrega cortos (llamados sprints) y en culturas de trabajo que tienen la habilidad y la capacidad de ser rápidas en sus pies (de ahí el nombre de ágil). Si, por cualquier motivo, una organización o equipo no está en condiciones de pivotar rápidamente durante un proyecto, el proceso ágil probablemente no sea el óptimo.

Lean apoya la creación de productos de alta calidad con menos personas y recursos en menos tiempo. Para eliminar los residuos, Lean se centra en el valor para el cliente, la eliminación de los cuellos de botella y la mejora repetida del proceso. Si tienes un equipo pequeño que espera obtener resultados extraordinarios en poco tiempo y sin un gran presupuesto, este método puede ayudarte. Lean también ayuda a las empresas a adaptarse rápidamente a los constantes cambios en los deseos y comportamientos de los consumidores.

Agile es una filosofía y práctica de gestión de proyectos que describe un proceso en el que un proyecto se enfrenta a una serie de cambios a lo largo de su ciclo de vida y el equipo que trabaja en ese proyecto responde de forma ágil y adaptativa.

Al utilizar ciclos de entrega cortos (llamados sprints), el proceso ágil es ideal para las culturas de trabajo que son, sí, ágiles. A medida que los riesgos y las oportunidades se materializan en el transcurso de un proyecto, Agile prepara a los equipos para estar preparados para cambiar rápidamente de dirección si es necesario.

El proceso ágil se centra en la comunicación del equipo, ya que la retroalimentación periódica puede remodelar el curso de un proyecto. Las partes interesadas revisan cada etapa y recomiendan cambios en consecuencia. Este sistema permite que todo el equipo comparta la responsabilidad de un proyecto haciéndose cargo de tareas específicas individuales o en colaboración. Con toda esta flexibilidad, no hay un camino predefinido claramente trazado y esto significa que el Director de Proyecto cede un poco de control. Aunque los objetivos se nombran desde el principio, los entregables y los resultados pueden cambiar.